仕事メールのコツ

こんにちは、チイです。今日は、読んでもらえる仕事メールの方法を共有します。
これを読んでもらえれば、格段に仕事が早く進みます！

私は、社内のCCを含めると100件近くになります。部長クラスになると300件も超えるようです・・・出張に出る際は、溜まったメールを開き確認するだけで大変です。

では、実際全て読むかというとNOです。周りの管理職に聞いても同様でした。

読まれるメールにするためにはどうすれば良いでしょうか。

結論から言うと簡潔に書くことです。

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読んでもらえるメールの工夫　４選

メールの役割は、お客様との質問、見積、注文、社内の連絡など多岐に渡りますね。

私が社会人になった頃は、注文も電話やFAXで受けたりが普通。電話の聞き間違いで数量が間違うこともありました。

メールですと、エビデンスも残りお互いにとっても便利になりました。
社内ではちょっとした報告や連絡、相談などもできますね。

一番の利点は、CCメールが送れることです。複数の人に同時に発信ができる点です。

反対に何でもCCにメールが送られてくることがあり、受信するメールが大幅に増えてきました。

今回は受信数が増えたメールをいかに開いてもらえるコツを見ていきます。

題名（件名）で内容の予測がつくメール

私は、題名（件名）で読むか否かをある程度決めています。

例えば、自分が上司で、部下から見積もりの価格に相談がある場合、
どちらの題名が目に留まるでしょうか？

当然②です。

①だと何の見積もり？、見積もりについて何かアクションが必要なのか？、期限もわかりません。
②は、期限と、何の案件で、何ついて、どうして欲しいかが題名だけでわかります。

宛先	人物
Cc	人物
Bcc
件名	【期限；6/3希望、A社向け見積価格、確認依頼】

もう１点ポイントは、A社向けと記載があることです。

というのは、他の部下、メンバーからも同じような別件の見積もりの確認依頼が上司には来る訳です。

忙しい上司は、一目見ただけでは、区別がつかなくなります。

受信者側は、メールを開く前に、「以前口頭で相談あった件だな」とか、「急ぎって言っていたな」とか、受信者のメールを開く優先順位も変わる訳です。

メール本文が短文である

次に本文が、短文であるかです。

３ページも４ページもスクロールの必要な長文は、避けた方が良いです。

文章が長いだけで相手は、読む時間がかかります。

つまり、読んでもらえないんです・・・


顧客への営業メールであれば、尚更です。
読む気にもならないでしょう。

可能な限りメールは１ページ以内に収めるのが読みやすいですよ。

一文を短くする

一文が長いと読んでもら得ません。

不要な文言や言い回しを減らし短くしましょう！

長文になると受信者にとっても意味合いが伝わりにくいです。

できるだけ、文章を省く作業です。

伝える工夫についても別途記述する予定です！

ビジネスメールは箇条書きで時短効果も

メールの内容は、箇条書きにしましょう。

下記に同じ意味合いの文章を並べて見ました。

どちらのメールが読む気になりますか？

まとめ

今日のまとめです！

ぜひ参考にしてもらえれば嬉しいです！