仕事整理のコツ　TO DOリストの活用法

仕事量が少ないときは、丁寧に進めることができますよね。

ただ忙しい時は、色々なことが重なるもので、クレームが複数発生したり・・・

優先順位もわからなくなり、パニックになりこともありますよね。

体は一つしかありません。時間も限られています。

残業ばかり増えて体も疲れ、効率も落ちてミスも増え悪い方向に進んでしまいます。

今日は、仕事の整理のコツについて見ていきます。

キャパオーバーと感じたら

キャパーオーバーになった時は、頭の中が混乱し、「あれも、これも、しないといけない」と、パニックになってしまいますね。

状態を緩和するためには、情報の整理をするのが一番です。

普段からパニックに陥らないためには、整理の時間を持つこといいですよ。

仕事整理の時間を持つ

整理の時間は、できれば始業前に15分、終業前の15分の1日に２回がお勧めです。

特に始業前としているのは、まだ電話や問い合わせのこない。邪魔されないゴールデンタイムだからです。

整理する際は1日の持ち時間を意識しましょう。

1日実働８時間場合は、480分。

このうち、自分の持ってるタスクが何時間あるのかを意識しましょう。

例えば見積書作成に1件２０分なら　

20/480分です。


私は1日のうち、２時間は、予測不可能な時間に充てることに決めています。

何も緊急事案や、突発性の事案がないときは、営業訪問案件フォロー、戦術や戦略などクリエイティブな時間に割り当てます。

業務タスクを紙面に書き出す

キャパーオーバーの時こそ、整理の際は、タスクや、やることを紙に書き出すのがオススメですよ。

PCの画面上やスケジュール表などより、紙に書き出すことです。

混乱している人によく見られるのが、スケジュール表に真面目に丁寧に記入しています。

実はスケジュール表では、タスクの量がどれだけあるかが視覚化できないのです。

イメージとしては、頭の中にある物を一回机の上に出す感じです。

持っているものをリストにします。

例えていうと、ネットのニュース記事と、新聞です。ネットのニュース記事で、一つの記事は見れますが他にどんな記事があるかは、見れません。新聞であれば、紙面で目に入る範囲で何があるか見出しが目に入ります。

つまり仕事の総量が把握すれば、自分できるか、他の人に手伝ってもらった方が良いかも、判断がつきますよ！

TO　DOリスト

全ての持っているタスクを書き出したら、TO DOリスト、やることリストを作成します。

ここでタスクにダブリや漏れがないかチェックです。

紙に書き出すことで、実は、頭の中では、複数の違うタスクと思っていたことが、同じ内容だったりします。仕事が減らせる訳ですね。

混乱してる時こそ書き出すメリットがここにあります。

TO DOリストを作る際には顧客への期限を記入しましょう。

TO DO リストのイメージ

優先順位を決める

リストに書き出した期限から、着手すべき優先順位を決めていきます。

つ期限は先でもタスクにリードタイムをかかるものは、先に内容だけでも把握しておきます。
進め方は下記記事を参考に、リードタイムから逆算するイメージです。

もちろん、すぐに終わる簡単なタスクを先に進めていくのも良いのです。

ただ、リードタイムの掛かる難しい仕事ほど、着手が段々と後回しになり、期限直前で何もできてない状態になることも。

この場合は、絶対着手する日を決めておきましょう。

仕事に取り掛かる

TO DOリストが整理できたら、早速仕事に着手します。

優先順位が決まれば順に着手するのですが、さらに仕事を早くする方法があります。

ボトルネック、待機時間を減らす

自分自身だけで完結しない仕事。

例えば、見積書を作るのには、
提示額を出すのには、原価
納品日を出すのには、納期

の２項目が必要とします。

原価が決まっていた場合で、納期が不明の場合は、納期は、メーカに聞いたり、製造部門に確認することが必要です。

先に見積、価格だけ記入した見積書を作成する人がいますがこれは、×です。

なぜなら、納期の問合せをして回答を得るまでに３日必要だとしたら、見積書作成の時間が3日伸びる訳です。

少しでも早くするなら、

これは、上長に承認がいるタスクは、完璧なものができるまでに相談しないのでなく、
先に中途段階で相談すると話しが早いのと同じです。

マルチタスク

基本マルチタスクは、ほとんどの場合、混乱を生むため、お勧めしません。

ただしボトルネックを理解し仕事を進めることで、少しでも早くできます。

他部署や、相談、他の人が関わらないとできないことは先にする。

回答が来るまでに自分で完結できる仕事を進める。マルチタスクとまではいきませんが、少しの工夫で、仕事を早く進めることができます。見積書を作る際の例と同じです。

タスク進捗の確認をする

実際に仕事の進捗も、仕事整理の時間を利用しフォローしていきます。

整理の時間を利用し始業前、終業前で確認し見直し、PDCAを日々繰り返しましょう。

これを実施していれば、状況も把握できポカミスも減り、パニックに陥ることはないですよ。

上司や顧客に報告もしやすくなりますね。

まとめ

キャパオーバーと感じたら、書き出すことで気づきがあります。

待機時間を減らすことは、本当に有効ですよ。ぜひ試してみてくださいね。