こんにちは、営業マンブロガーのチイです。
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今日は「会議の段取り」についてお話しします。
- 会議ってどう進めればいいの？
- 事前準備って何をすればいいの？
そんな疑問を解消していきましょう。
1. 会議の種類
会議は大きく分けて3種類あります。実際は混ざる場合もありますが、役割を意識すると進行がスムーズです。
- 情報共有の会議
営業であれば顧客情報や売上進捗の共有など。報告・連絡・相談が中心。 - アイデア出しの会議（ブレスト）
自由に意見を出し合う場。否定は禁止。若手も意見を出しやすい雰囲気づくりが大切。 - 意思決定の会議
課題に対する対応策や方針を決める場。クレーム対応や受注条件の判断などが例。
2. 会議の流れ（全体像）
会議は大きく3つの段階に分けられます。
- 事前準備
- 当日の進行
- 終了後のフォロー（議事録配信）
3. 事前準備が8割
会議は準備でほぼ結果が決まります。最低限、出席者には以下を共有しましょう。
- 会議の目的
- 議題
- 決定したいこと・同意を得たいこと
💡 ポイント
- 事前に意見を考えてもらう依頼をする
- 可能なら資料も事前配布
- 「集まってください」だけの案内は絶対NG
会議案内メール例
件名：【ABC社向け 耐久性向上製品 キックオフMT】
営業部〇〇です。以下の内容で会議を開催します。
日時：5月14日 13:00〜14:00
目的：ABC社からの要望（安くて頑丈な製品）への対応検討
議題：課題（リソース、コスト、製造方法など）
決定希望：今回は案出しを行い、次回方向性を決定する
添付資料をご確認の上、ご参加ください。
4. 当日の進行手順
進行役はタイムキーパーも兼ね、会議をコンパクトに。
- 出席者の確認（WEBなら特に）
- 会議の目的・議題・決定事項の確認
- 各出席者から意見をもらう（指名制が効果的）
- 意見の整理・まとめ
- クロージング（決定事項と担当者・期限の確認）
5. クロージングで必ず確認
- 決定事項
- 担当者と期限
- 次回会議の予定 or 再検討の有無
期限を切らないと、顧客への報告が遅れ、不信感の原因になります。
6. 会議後のフォロー
- 議事録やアクションリストを即日配信
- 推進スピードが落ちないよう注意、進捗フォロー日を決める。
まとめ
- 会議の種類：情報共有／アイデア出し／意思決定
- 成否は事前準備が8割
- 進行は「導入→意見収集→まとめ→クロージング」
- 会議後は即フォロー
会議は「時間を使う投資」です。
準備と進行を工夫すれば、成果につながる会議に変わります。
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