手配間違いをしたら

こんにちは、チイです。

プロフィールは↓

仕事をするなかで、ミスは必ず起こります。
その中でも手配間違いは、一番ゾッとしますよね。

チイ

私自身も実は何回もあります・・・

何よりも、手配間違いは完全に自分のせい！

やってしまったことに大変落ち込みます。

しかも落ち込んでいる暇なく、ミスを対処しないといけません。
何より焦ってしまいます。

チイ

後輩が実際手配間違いをしたので、少しリカバリーのアドバイスをしました。

実際ミスをした時の心理状態は
整理をしよう
仕事ミスの応急処置
間違った手配品の処理
ミスの対処が終わった後

実際ミスをした時の心理状態は

ミスをした際の気持ちは、どうでしょう？
ミスをすると精神的にも追い詰められてしまいます。

・パニック
・焦り
・気分の落込み
・どう対処しよう
・何も手がつけれられない

チイ

焦る気持ちは、わかりますが、まずは冷静になりましょう。

では、冷静になるにはどうするか

整理をしよう

上記のようなパニックの状態に陥ることがありますが、

まずは上長へ報告しましょう。

上長に報告するためには、整理が必要です。
簡潔に状況を整理しましょう。

チイ

報告すると怒られるのでは、なんて考えないで！

自分だけで対処すると、さらにミスを重ねる場合も・・・

・違うものを手配し、正しい手配内容とは何か
・数量を間違えたのか

・間違いに気づいた時期はどこか
・お客様に納品前に気づいた
・納品後にお客様から連絡があり気づいた

・リカバリーができる状態なのか。
・お客様の様子はどうか。

整理するには、必ず書き出すことが有効です。

仕事ミスの応急処置

正しいサービスをお客様に届けるために、最善を尽くしましょう

・正しい品物、数量を再手配した際の納期の確認
・顧客への納期連絡

　⇒顧客と納期が折り合わないなら、上長に再度報告
　別の対処法を再検討し提案する

間違った手配品の処理

なんとか、応急対処にお客様とも話しがついて、

ようやく一息ですが、案外困るのが、間違った品の処遇をどうするか

キャンセルができれば良いのですが、誤発注、生産してしまった製品は、どうするのか？
自社での製造品であれば、工程を止める。
購入品であれば、キャンセルができるか。

キャンセルができない場合は、赤字となるキャンセル費用について上長相談
これが案外処理後の作業としてもめるところです。

自分でどうすればよいか判断できない場合は、上長や先輩へ相談しましょう。
先輩も必ず同じ手配間違いをした経験があるはず。的確な対処を乞いましょう。

ミスの対処が終わった後

「なんとかなった、よかった」ではなく

何故、間違いが起こったのかを、間違ったフローを確認しましょう。

これをすることで、再発の防止ができます。

ただミスしただけで終わらせては、同じことが起こりますよ。

私も経験があります。
間違いに至った点を再度認識し、次回起こさないことが一番重要になります。

間違いの原因を探ろう！

原因：見落としていた。
原因：思い込み
原因：上長の承認間違い。
原因：チェック漏れ
原因：注文の聞き違い。

さらにその原因がなぜおこったのか？

原因：見落としていた
なぜ：細部のチェックをしていなかった
原因：思い込み
なぜ：いつもの顧客からくる品物なので思い込みで手配していた
原因：上長も気づいていなかった
なぜ：上長も忙しくチェックが機能していなかった
原因：チェック漏れ
なぜ：自分自身もノーチェック。上長がみてくれるだろうと思ってた
原因：注文の聞き違い
なぜ：電話で聞き取りづらかったが、苦手な顧客で、聞きなおすのをためらった。

では、そのなぜに対策を立てよう！

原因：見落としていた
なぜ：細部のチェックをしていなかった
対策：マーカーでチェックしながら手配する
原因：思い込み
なぜ：いつもの顧客からくる品物なので思い込みで手配していた
対策：注文書の内容と手配内容を照合する
原因：上長も気づいていなかった
なぜ：上長も忙しくチェックが機能していなかった
対策：上長へも確認して欲しい部分を明確に伝える
原因：チェック漏れ
なぜ：自分自身もノーチェック。上長がみてくれるだろうと回した
対策：意識改革、他人ごとでなく自分ごととしてとらえる
原因：注文の聞き違い
なぜ：電話で聞き取りづらかったが、苦手な顧客で、聞きなおすのをためらった
対策：メールで注文のエビデンスを貰う