こんにちは、チイです。
営業の日報の入力は案外、手間ですよね。
私自身も管理職になるまでは、そう考えていました。
しかし実は本当に役立つのです。
ぜひ日々の日報で試して見てください。
今回は、営業日報を簡単にする方法を見ていきますね。
営業日報の役割
営業日報の役割とは、何でしょうか。
営業活動の記録を残し、他のメンバーと情報を共有することにあります。
担当営業活動の記録
・いつ
・どこへ
・何をしに行ったか
・結果どうだったか
活動記録を元に↓
上司や他の営業マンと共有する
・次回の訪問計画を立てる
・結果に対してどうするか。
・上司と相談
・成功事例、失敗事例の共有
日々の営業活動のPDCAサイクルに役立つ立派なツールです。
営業日報は面倒？
実際はとても有益な情報共有ツールなのに、
営業担当者からは、なぜ嫌がられるのでしょうか。
結局、活用しきれていないことが多いからです。
・記入するのが面倒
・上司からのフィードバックがない
・監視されているような気分
・悪いことは書きづらい
・フォーマットが記入しづらい
・上司側からは、営業担当の記入意図（報告内容）がわからない
・実質、訪問した履歴のみになっており、活用していない
営業日報を活用する方法
一番良いのは、セールスフォース（SFA)が多く販売されており、これを利用することです。
ただし、導入に向けた決済の準備、導入後どのように運用するか営業部署で決めないと使えません。もちろん費用もかかります。
営業担当からすると、新しいシステムの入力を覚える作業が増える・・・と思うのではないでしょうか。
そこで、私が使用しているツールは、実はEXCEL等の表に必要最小限の項目だけを記入することです。
営業日報は最小限の項目
下記項目のみです。簡略化しています。
ここでは事実だけを記入します。どうしても営業担当の主観が入る所感の記入はしないようにします。
①訪問日
②訪問企業
③訪問部署
④面会者
⑤打ち合わせ内容
営業日報の記入タイミング
記入するタイミングは、営業から帰社後すぐにが、いいです。
私は、疲れてなければ、出張帰りの新幹線で記入をし始めます！
記憶はどうしても薄れていきます。
営業日報の活用
日報は、行ったことの確認だけでなく、今後すべきことが「見える化」できます。
つまり、営業の今後スケジュールを立案できる
メモから３月５日のABC電気の打ち合わせで、８月頃に仕様確定する頃とわかる。
仕様確定に向け毎月フォローをしようと戦術を計画できます。
訪問時や、電話等で進捗状況をフォローすると、顧客からは親身に内容を理解してくれていると印象を与えることができます。
備忘録として、次回訪問する際に、前回話した内容が、大まかに把握できます。
前回の打ち合わせを踏まえ顧客に、フォローができるメリットがあります。
| ①訪問日 | ②訪問企業 | ③訪問部署 | ④面会者 | ⑤打ち合わせ内容 |
| ３月５日 | ABC電気 | 設計部 | 田中技師 | 評価中装置への提案スケジュールの確認。仕様確定は、８月頃。 |
| ３月８日 | 東ハイテク | 資材 | 吉田主任 | 現行装置のフォーキャスト確認。下期から15装置/月に増産。 |
| ３月８日 | 東ハイテク | 設計 | 山田技師 | 新規装置は当社製品で採用を検討中。最終決定は、９月頃。 |
営業管理職におすすめの３つの理由
このメモは、特に営業管理職の方にも強くお勧めします。
お勧め理由
・部下の口頭での訪問報告を備忘録メモとして有効
・上記の顧客の宿題事項や、期限等、部下にフォローに有効
・営業会議等の資料に活用できる
私は、よく同僚が訪問報告してくれる際に、聞きながら記入しています。
時間が経過し、この件、進捗は問題ないか等、部下にフォローするきっかけになります。
同僚からも自分の案件をよく見てくれているなと感じ、モチベーションが変わりますよ。
もちろん管理職となると、細かい部下の案件が記憶できないため、備忘録としても有効です。
まとめ：営業訪問記録
・営業日報は、活動を記録し今後の営業計画に有効
・ただ日報の記入は面倒・・・
・最低限の項目で運用
・上司や管理職側からも部下のフォローに最適。
ぜひ活用頂ければ、嬉しいです！
コメント