会議の段取り方法

こんにちは、営業マン、チイです。今日は、会議の段取り。
会議はどのように進めたらいいの？事前準備どうしたらいい？
など疑問点を中心に話します。

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チイ

会議の準備って、結構気を使いますよね！

会議とは
会議前から終了　3つのポイント
1. 会議の事前準備
2. 会議開催の案内例
会議当日、進行流れ
1. 会議クロージング確認事項　
2. 議事録作成、配信　
まとめ

会議とは

会議とは何をする場でしょうか。
会議と言っても用途は、大まかに3種類に分かれます。もちろん全てか区分けできる訳でなく、重なる部分もあるので参考程度です。

・情報共有の会議
・アイデア出しの会議
・意思決定の会議

情報共有の会議

情報共有の会議は、今困ってることとか、営業であれば、顧客の情報交換、売上の進捗など、報告や連絡、相談のMTに近いイメージです。会社によっては、営業会議や、生産会議など現状報告の会議もこれに含まれます。

アイデア出しの会議

最近では、ブレインストーミングなんて呼ばれます。あまり固くならずに、ざっくばらんに、議題に対してアイデアを出し合います。意思決定をする場でないため、他の人アイデアを否定したりするのは、お勧めしません。いろんなアイデアを率先し皆から出してもらう場です。特に若手や社歴の浅いメンバーにも参加してもらい、若手の意見の出しやすい場にすることがいいですよ。

意思決定の会議

会社としての課題や問題点に向けての方向性を明確に意思決定する会議です。例えばクレーム問題があった場合など会社としての対応方法を決める場合などです。営業ですと戦略的に赤字で受注する場合など、社内での稟議し意思決定する会議も含まれます。

他にもこれら３種類全てを数回にわけ会議を実施し行い決めていくことが、多いです。

会議前から終了　3つのポイント

会議を実施するとなると段階は大まかに３つのポイントに分かれます。

・会議の事前準備
・会議当日の進行
・議事録作成、配信

会議の事前準備

会議は、事前準備や根回しで決まると言っても過言でありません。
会議主催者の場合は、最低限、以下３つを出席依頼者へ事前に連絡しましょう。

・会議の目的
・会議での議題
・会議で決めたいこと、同意を得たいこと

・会議の目的、会議での議題、会議で決定したいこと、同意を得たいことを会議開催の案内で明確に伝えましょう。
・可能であれば出席依頼者へ会議までに意見を考えてもらうよう依頼しましょう。

いきなり「集まって下さい」の案内だけでは、出席者も何となく集まるだけです。何も決まらず会議の時間切れなんてことになります。私自信も経験済み。

近年は、WEB会議も多くなり、顔を合わさないことも多く、相手の様子が見えません。
特に顧客とのWEB会議は、難しいですね。明確に準備項目化し、事前に伝えましょう。

※あればベター
・事前に資料配布をする

会議開催の案内例

チイ

会議の目的、議題、何をしたいか、を明確にすると親切ですよ

・会議の目的
→顧客要望：安くて、頑丈な製品の依頼これに対応するには？

・会議での議題
→達成するための課題（リソース、コスト、製造方法など）

・何を決めたいか
→・情報共有の会議・アイデア出しの会議・意思決定の会議

特に会議で決めたいことは、「皆で案出しをし次回の会議で決定したいのか」OR、「今回の会議で具体案を出し実行することを決めたいのかです」
この点を間違えるとことが意外に多いです。会議が始まれば、本会議のゴールを、冒頭に共有しましょう。

メールで、会議案内するなら下記イメージです。
WEB会議ならTEMASの案内メールに記載します。

宛先	人物人物人物
Cc	人物
Bcc
件名	【ABC社向け、耐久性向上製品　キックオフMT】
関係各位営業部〇〇です。下記につき社内会議開催します。日時：5月14日　13:00〜14:00 出席者；部門長一任とする。（必須出席希望者へは、別途電話します。）目的：ABC社向け、既存製品〇〇の耐久性向上、要望課題：開発可否、スケジュール確認決定希望事項：ブレインストーミングし、次回会議で方向性を決定とする。補足資料は、添付参照ください。宜しくお願い致します。

会議当日、進行流れ

会議の大まかな流れです。

会議時間はできるだけ短くなるようにしましょう
そのために進行役は、タイムキーパをしながらスムーズに会議しましょう

短くするためにも、進行の流れは重要です。

①出席者の確認（WEBの場合）
②導入：会議の目的、会議での議題、会議で決めたいこと、同意を得たいこと
③出席者の意見の確認
④意見の取りまとめ
⑤クロージング

意見を聞く際は、出席者の名前、もしくは、出席者の部署名を指名すると良いです。誰か意見ありませんかと言っても、誰も答えてくれません。
意見は、自分自身のアイデアを出しもしましょう。意見を聞くだけでは、丸投げと思われます。
「私は、このように考えますが、設計部としてはいかがでしょうか？」などです。

会議クロージング確認事項　

会議も終盤になれば、クロージングを行い、確認します。

・決定事項の確認
・決定事項へのアクションの担当者の割振り、及び期限
・次回会議の日程、OR、決定事項の再検討PDCA

ここで絶対漏れてはいけないのが期限です。
顧客には、状況を報告するためにも重要です。会議することがゴールではありません。
顧客からは、「依頼した件どうなってる？」と聞かれることは、ありませんか？
顧客が不安になる点は、依頼した内容がどうなってるかです。どれだけ、社内を動かしていても、顧客に状況が見えないと、不安にさせる元です。これだけは、顧客へ報告するために期限を区切りましょう。