仕事の進め方　【新人おすすめ】

こんにちは、営業マン、チイです。今日は、仕事の手順についてお話しします。

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営業職となると外回りに、社内での事務処理、社内調整と、大変多忙です。もちろん営業職以外にも同じ悩みはあると思います。

顧客の相談事や、案件は、営業一人で完結するのものであれば、良いですが、ほとんどは、他部署の協力のいる社内調整や、メーカー様との調整が必要だったりと、自分自身で完結する仕事は、少ないのではないでしょうか。調整しているうちに期限は過ぎたり、他の仕事と重なったりと、失念する元になります。

そこでおすすめするのが、期限から逆算することです。

仕事の手順は逆算

仕事を進めるには、今の現状から積み上げてを考えて進める、積み上げ方式と、期限から逆算して考える、逆算方式の２種類があります。

積み上げ方式も、逆算方式も必要な項目を挙げ、進めていくことには、変わりありません。

例えば、車を製りたいが目標とすると、大まかに車に必要な項目（工程）をあげます。
・車の設計
・部品（タイヤ、エンジン、ボティ）製作
・組み立て
・検査
・完成

極端ですが、積み上げ方式でいくと、車の設計が終わらない限り、次の工程へ進みません。
つまり今の課題が終わらないといつ完成するかわかならいのです。

逆算方式で考えると各工程にかかるリードタイムを期限から逆算し考えることです、
現在が１月初めとして完成の期限が１２月末で場合は、各工程のリードタイムから逆算すると、設計完了は遅くとも４月末に完了が必要であることがわかります。

逆算方式で思考することで、目標を期限に合わせて対応ができます。

基本顧客に対しての課題がある場合の仕事の考え方も同じです。

顧客提出期限を決める

期限から逆算で考えるのですが、顧客より期限が明確でない場合もあります。

期限がある場合は明確ですが、ない場合とは、どういう状況でしょうか。
厳しい言い方をすると、営業マンとして聞き出せてないだけ。よく見られるのが、「聞くと、急ぎと言われると困るから、聞かないでおこう」とか、単純に聞き忘れていたなど、「言われてないからいいや」とかは、信頼を落とす元です。

期限がない場合は、再度顧客にいつ頃までに回答すれば良いかを必ず確認し、期限を設定しましょう。
期限に対し難しい場合は、顧客と交渉しましょう。

顧客と約束した期限までにできるかどうかが、信頼を生む営業マンの一歩です。

社内期限を決める

顧客への提出期限が決まれば、社内期限を設定しましょう。

社内期限とは何か？
顧客提出期限より、前に設定した社内で承認をもらう期限です。

なぜ社内期限を設定するかというと、見積書や、提案書は特に上長の承認など社内承認がいる場合が多いからです。例えば、顧客提出日に、上長の承認を得られず、顧客期限を守れない営業マンをよく見ます。
営業マンが顧客に「社内承認がまだでして、遅れます」とか電話してる人がいます。でも顧客から見れば、社内承認を込みで、期限を設定しているのです。そして営業マンは、会社の窓口であり、代表であることを忘れてはいけません。信頼をなくす元です。

社内期限と提出期限に差を設けることで、見直しや、修正、アイデアの追加の時間も生まれるメリットがあります。

社内承認が早く済めば、顧客提出期限を前倒しし回答すれば、顧客に良い印象を与えることができます。

作業期限を決める

顧客の要求事項に対して自分自身がすることに期限を決めましょう。

これも一つ前の期限から逆算して考えます。

・例えば見積もりであれば、

・自分が見積書を作る期限

・メーカに見積回答をもらう期限の設定

・見積もり依頼をメーカ（社内部署）に連絡する期限

補足・中間報告をする

顧客には、提出期限日までのリードタイムが長い場合は、中間報告をしましょう。
中間報告をする意味は、

よく営業マンが中間報告を怠ると、提出期限直前に顧客からどうなってるかと進捗確認の督促の電話があるのを見ます。先方よりフォローが入る前にこちらから中間報告することで、顧客に安心感を与え信頼される営業マンに見られます。残念なのが、社内では、顧客対応に動いてるが、その動きが顧客に伝わってないことです。

必ず、顧客へは進捗状況の報告を行いましょう。

まとめ

仕事の手順は、期限を逆算して決める。

・顧客提出期限を決める

・社内期限を決める

・作業期限を決める

顧客には中間報告を忘れないことです。

参考になれば幸いです。